AIに議事録・要約をやらせるときの、情報の取り扱い注意

会議の議事録づくり。地味に時間がかかる、面倒な仕事の代表格ではないでしょうか。

実は、議事録や要約は、AIと特に相性の良い作業です。会議の録音やメモをもとに、決まったこと、宿題、担当者、期限を整理してもらえば、これまで30分かかっていた作業が数分で片づくこともあります。

ただし、この便利さには、一つだけ先に確認しておくべきことがあります。

会議の中身は、そのままAIに入れてよい内容か？

ということです。

会議には、大事な情報が詰まっている

考えてみると、会議の内容ほど「社外に出したくない情報」が集まっているものはありません。

顧客名、取引先名、金額、契約の話、クレームの経緯、人事の話、まだ公開していない計画。日常の何気ない会議にも、こうした情報が自然に混ざり込んでいます。

ここで思い出してほしいのが、AIに入力した情報は、自社のパソコンの中だけにある状態ではなくなる、ということです。入力内容はAIサービス側のサーバーに送られ、サービスや設定によっては、一定期間保存されたり、AIの改善に使われたりする場合があります。

議事録をAIに任せるということは、会議の中身をまとめて外部に渡すということ。だからこそ、他の作業以上に、入れる前のひと呼吸が大事になります。

会議の中身を、3段階で考える

といっても、難しく考える必要はありません。会議の内容を、ざっくり3段階に分けてみてください。

1. 公開しても困らない内容

社内の勉強会や、一般的な情報共有など。この段階なら、一般的なAI要約ツールでも比較的試しやすいです。

たとえば、会議録音に対応したAIツールや、クラウド型の文字起こしサービスを使って、録音から文字起こし・要約まで行う方法があります。まずAI議事録を試してみたい場合は、このような機密性の低い会議から始めると安心です。

2. 社内・取引先に限られる内容

具体的な案件の話、金額、顧客や取引先の名前が出てくる会議。この段階では、AIに入れる前にひと手間かけます。

たとえば、Whisper系のような音声を文字にするツールで、まず録音データを文字起こしします。その後、テキスト内の個人名や会社名を「A様」「B社」に置き換え、案件名や金額、具体的な日付も必要に応じてぼかしてから、ChatGPTやClaudeなどに要約させる方法があります。

ここで一つ注意があります。名前さえ消せば安心、とは限りません。日付、地域、金額、案件の内容が揃うと、名前がなくても「あの件だ」と特定できてしまうことがあります。置き換えるときは、「これを読んだ人が、どこの誰の話か分かるか？」という目で見直してみてください。

3. 絶対に外に出したくない内容

人事、経営判断、係争ごとなど。この段階の内容は、外部のAIサービスにそのまま入れるべきではありません。

この場合は、社内で管理された方法や、ローカル環境で文字起こし・要約する方法を検討します。ただし、具体的な方法は会社の環境や扱う情報の重要度によって変わります。ここでは「この段階は立ち止まって、詳しい人に相談する」と覚えておくのが安全です。

録音データは、特に注意

議事録AIの多くは、会議の録音から文字起こしをします。この録音データには、特有の注意点があります。

音声には、発言内容だけでなく、声そのもの、会議前後の雑談、ふとした個人的な話まで入り込みます。文字のメモよりも、ずっと多くの情報を含んでいるのです。

また、社外の人が参加する会議では、録音やAIでの要約をする前に、相手の了承を取るのが望ましい姿勢です。

「AIで議事録を作るので録音しますね」

と一言伝える。それだけで、あとあとの信頼問題を防げますし、むしろ「きちんとした会社だ」という印象にもつながります。

最後の確認は、人がやる

AIの要約が出てきたら、そのまま配布する前に、人の目で確認してください。

特に見るべきは、「誰が」「いつまでに」「何をする」という決定事項と宿題の部分です。ここはAIが取り違えることがあり、間違ったまま共有されると、あとで「言った」「言わない」の混乱のもとになります。

AI要約の目的は、会議の記録を丸投げすることではなく、整理の手間を減らすことです。

たたき台はAI、仕上げの確認は人。この分担は、議事録でも変わりません。

まとめ

議事録・要約は、AIの便利さを実感しやすい使い方です。だからこそ、使う前に「この内容、そのまま入れてよいか？」のひと呼吸を習慣にしてください。

会議内容を3段階に分けて考えると、どの方法を選ぶべきか判断しやすくなります。公開しても困らない内容ならAI要約を試しやすく、社内・取引先情報が入るなら名前や金額を置き換える。絶対に外に出したくない内容なら、外部AIにそのまま入れず、方法を確認してから進める。

自社の会議内容をAIで要約してよいか、どの方法が安全か迷ったら、お気軽にご相談ください。