AI導入支援は「調査」から始まる──いきなりAIを入れない理由
「AI導入支援をお願いしたら、まず何が始まるのか」。おそらく多くの方は、AIツールの契約や設定から始まると想像するのではないでしょうか。
実は、違います。少なくとも私の場合、最初の日にAIは登場しません。今日は、いま実際に市内の企業さんで進めているAI導入支援を例に、「AI導入の第一歩」の話をします。
最初の日は、仕事を見せてもらうだけ
支援の最初にやるのは、業務の調査です。事務作業をしている様子を見せてもらい、どの作業に、どれくらい時間がかかっているかを把握する。この日はAIを入れませんし、提案もほとんどしません。
「調査に半日も使うの?」と思われるかもしれません。でも、この半日が、その後のすべての精度を決めます。「毎日この転記に30分かかっている」「月末はこの集計で残業になる」。こうした実態は、外から想像するのと、実際に見るのとでは大違いです。そして、AIが効く場所は、実際に見ないと分かりません。
持ち帰って、「何が効くか」を考える
調査のあとは、一度持ち帰って検討します。どの作業ならAIで楽になるか。逆に、どの作業はAIに向かないか。
ここで大事なのは、すべての作業にAIが効くわけではない、ということです。毎回手順がまったく同じ作業なら、AIに考えさせるより、Excelに計算式を一度組んでしまう方が、確実で速いこともあります。書式を少し変えるだけで解決してしまう作業もあります。AIありきで考えると、かえって遠回りになる。だから、AI以外の方法が良ければ、そちらを提案します。
一番重い作業「ひとつだけ」で、小さく試す
検討がついたら、いよいよ試します。ただし、最初から全部はやりません。負担が一番大きい作業をひとつ選び、そこだけで試します。
理由は、以前の記事「「AIで業務を自動化」の前に考えるべきこと」でも書いたとおりです。小さく試せば、失敗しても被害が小さく、うまくいくかどうかの判断も早い。そして、一番重い作業から始めれば、効果もいちばん早く実感できます。
数字を見て、決めるのはお客様
試したら、結果を数字で見てもらいます。「この作業が、週何時間減ったか」。その数字を見て、本格的に導入するかどうかを決めるのは、お客様自身です。
効果がなければ、正直にそうお伝えします。数字が出ていないのに「導入しましょう」と言うことはありません。AI導入は、入れることがゴールではなく、仕事が楽になって初めて意味があるからです。
実際、すでにAIを導入した企業でも、「思ったより社内で使われていない」という悩みをよく耳にします。その多くは、導入すること自体がゴールになってしまい、「どの作業を、どれだけ楽にするか」が曖昧なまま進んだケースです。最初に調査をして、数字で確かめながら進めるのは、この失敗を避けるためでもあります。
「調査から始める」のは、遠回りに見えて近道
まとめると、私の進め方はこうです。
- まず、仕事を見せてもらう（この日はAIを入れない）
- 持ち帰って、何が効くかを検討する
- 一番重い作業ひとつだけ、小さく試す
- 数字を見て、導入するか決めてもらう
いきなりツールを契約する方が、一見スピーディーに見えます。でも、業務に合わないツールは結局使われず、月額料金だけが残ります。急がば回れ。調査から始めるのが、遠回りに見えて、いちばんの近道だと考えています。
AI導入を検討しているけれど、自社の業務のどこに効くのか分からない。そんなときは、お気軽にご相談ください。仕事を見せていただくところから、一緒に始めます。