AIを入れないのも、正解のひとつ──業務ごとに「合うやり方」を選ぶ

前回の記事「AI導入支援は「調査」から始まる」で、私の支援は業務の調査から始まり、AI以外の方法が良ければそちらを提案する、という話をしました。

今日はその続きです。「AI導入支援なのに、AIを入れないことがあるの?」と思われたかもしれません。あります。それも、例外ではなく、正式な選択肢のひとつとしてです。

やり方は、AIだけではない

業務を楽にする方法は、AIだけではありません。私は業務を見せてもらったあと、その作業に合うやり方を、いくつもの選択肢の中から選びます。たとえば、こんな具合です。

• 今のまま変えない
• AIを使わず、書式ややり方の見直しで解決する
• Excelなどの計算の仕組みを一度作って渡す
• 専用の小さなアプリを作る
• AIに文章や要約を任せる
• AIに作業をまるごとお願いする

AIを導入するのが必ず良い、というものではありません。どれが優れているという話ではなく、作業に合っていれば、「今のまま変えない」も立派な正解です。

「AIを使わない解決」が合う場面

具体例を2つ挙げます。

「今のまま」が正解の場合。 たとえば、年に数回しか発生しない作業。仮にAIで半分の時間にできても、変え方を覚える手間の方が大きければ、変えない方が合理的です。頻度の低い作業は、無理にいじらない。これも立派な判断です。

「仕組みを一度作って渡す」が正解の場合。 毎回手順がまったく同じで、正確さが求められる作業——たとえば数字の突き合わせや集計。こうした作業は、AIに毎回考えさせるより、Excelの計算式や小さな仕組みを一度作ってしまう方が、速くて確実です。しかも、一度作れば誰でも使えて、担当者が代わっても続きます。

どちらの場合も、AIは登場しません。でも、業務は確実に楽になります。

AIが本領を発揮する場面

一方で、AIにしかできないこともあります。文章の下書き、要約、調べもの、毎回内容が違って判断が必要な作業。こうした仕事は、決まった仕組みが作りにくいぶん、AIの柔軟さが活きる場面です。

どの作業にどのやり方が合うか。それを見極めるために、業務を見せてもらうところから始めるわけです。

「AIを入れない提案」をする理由

AI導入支援を仕事にしているのに、AIを入れない提案をする。矛盾しているように聞こえるかもしれません。

でも、目的は「AIを入れること」ではなく、「仕事が楽になること」です。ゴールがそこにある限り、手段はAIでも、Excelでも、書式の見直しでも、何でもいいはずです。むしろ、AIありきで進めると、合わない業務にまでAIを当てはめて、かえって手間が増えることさえあります。

道具から入るのではなく、業務内容から入る。そうすれば、AIを使うべき場所と、使わなくていい場所が、自然と見えてきます。

まとめ

業務を楽にするやり方はいくつもあり、「AIを入れない」もそのひとつです。どのやり方が優れているかではなく、その作業に合っているかどうかがすべてです。

うちの業務はAIが合うのか、それとも別の方法か。見極めから相談したい方は、お気軽にご連絡ください。業務を見せていただくところから、一緒に考えます。