無料のAIツールを仕事で使うとき、気をつけたい「入れていい情報・ダメな情報」

ChatGPTをはじめ、無料で使えるAIが増えました。文章の下書きや要約に、仕事で使い始めた方も多いと思います。

とても便利な一方で、一つだけ、最初に知っておいてほしいことがあります。それは、「AIに入れていい情報と、入れてはいけない情報がある」ということです。今日はこの線引きの話をします。

AIに入れた情報は、どうなるのか

まず、あまり怖がる必要はありません。AIに入力した内容が、すぐにインターネット上に公開されたり、そのまま他人の画面に表示されたりするわけではありません。

ただ、知っておいてほしいのは、AIに入力した時点で、その情報は「自社のパソコンの中だけにある状態」ではなくなる、ということです。入力した内容は、AIサービスを運営する会社のサーバーに送られます。そして、サービスやプランによっては、一定期間保存されたり、AIの性能改善のために使われたりする場合があります。

無料版・個人向けのAIと、有料の法人向けAIでは、この情報の扱いが違うことがあります。法人向けのなかには「入力内容を学習には使わない」と説明しているサービスもあります。ただ、その場合でも、一定期間はサーバー側に保管されることが一般的です。「学習に使われないなら、何を入れても大丈夫」とは考えないほうが安心です。

「知らない業者にメールで送れるか?」で考える

とはいえ、細かい仕組みを一つずつ理解するのは大変です。そこで、簡単な判断のものさしを一つ持っておくことをおすすめします。

それは、こう考えることです。

「この内容を、よく知らない外部の業者に、メールで送れるだろうか?」

AIに情報を入れるのは、これに少し似ています。相手が悪いことをする、という前提の話ではありません。でも、一度送った情報は、自社の机の上だけにある情報ではなくなります。

だから、メールで気軽に送るのをためらうような情報――たとえば次のようなものは、そのままAIに入れないほうが安心です。

• お客様の名前・住所・電話番号
• 見積金額や契約の内容
• クレームの詳しい中身
• まだ公開していない社内の事情

使いたいときは「置き換えて」から

では、こうした情報が絡む作業では、AIを使えないのでしょうか。そんなことはありません。具体的な部分を、別の言葉に置き換えてから使えばいいのです。

たとえば、こんな要領です。

• 山田太郎様 → 「A様」
• 株式会社〇〇 → 「B社」
• 実際の売上金額 → おおよその数字や、仮の数字
• クレーム内容 → 個人やお店が特定できない形に要約する
• 顧客リスト → 名前や電話番号を消してから使う

こうすれば、大事な情報は手元に残したまま、AIの便利さだけを使えます。「お客様へのお詫びの文章を考えて」といった頼み方なら、具体的な個人情報がなくても、十分に役立つ答えが返ってきます。

まとめ:最初に線引きを決めておく

AIは、文章づくり、要約、アイデア出しなど、仕事の心強い助けになります。「危ないから使わない」のは、もったいない話です。

大事なのは、使う前に「入れていい情報・ダメな情報」の線引きを、一度決めておくこと。迷ったら、「これ、知らない業者にメールで送れるかな?」と考えてみてください。

自社ではどこまで気をつければいいか迷ったら、お気軽にご相談ください。