コラム 2026.09.20

外部のAIサービスと自社データをつなぐとき、確認すべきこと

最近、普段使っているサービスに、AI機能が追加されることが増えました。会計ソフト、チャットツール、顧客管理システム。「AIアシスタントを有効にしますか?」という案内を見たことがある方も多いと思います。

便利そうなので、つい有効にしたくなります。ただ、その前に一度だけ確認しておきたいことがあります。そのAIは、自社のどの情報を見ることになるのか、ということです。

「つなぐ」とは、見せる範囲を決めること

AI機能を有効にするというのは、要するに「このAIに、うちのデータを見せます」と許可することです。

これまでの記事で、「AIに何を入れてよいか」の話を書いてきました。自分でコピー&ペーストして入力する分には、何を渡したかは自分で分かります。

でも、サービスに組み込まれたAI機能の場合は違います。有効にした時点で、そのAIは自動的に、決められた範囲のデータを見られるようになります。自分が意識して渡したわけではないのに、情報が渡っている。ここが、これまでとの違いです。

だから、有効にする前の確認が大事になります。

難しい確認は要りません。次の3つで十分です。

1. そのAIは、どこまで見るのか。 一部の情報だけなのか、それとも登録されているデータ全体なのか。設定画面や説明ページに書かれていることが多いので、一度目を通してみてください。

2. 情報はどこへ送られるのか。 そのサービスの中で完結するのか、外部のAI会社に送られるのか。多くの場合、外部のAIサービスと連携する形になっています。海外のサーバーに送られることもあります。

3. その情報の中に、お客様の情報が含まれていないか。 顧客管理や会計のサービスには、当然ながらお客様の名前や連絡先が入っています。「AIに顧客情報を扱わせるのは危険?」でも書いたとおり、これは自社の情報とは扱いの重みが違います。

この3つを確認したうえで「それなら大丈夫」と判断できれば、安心して使えます。判断がつかなければ、いったん保留にしておく。それも立派な選択です。

もう一つ、進め方のコツがあります。

AI機能を有効にするとき、最初から全部の範囲でつながない。まずは一部の情報、影響の小さい範囲から始めて、様子を見る。「「AIで業務を自動化」の前に考えるべきこと」でも書いた「小さく試す」の考え方は、ここでも同じように効きます。

一度つないでしまうと、どこまで渡ったかを後から確認するのは大変です。狭く始めて、必要に応じて広げる。この順番が安全です。

自社で判断が難しく、業者に導入をお願いする場合もあると思います。その場合は、次のことを聞いてみてください。

「うちのどのデータが、どこへ送られることになりますか?」

これは、意地悪な質問ではありません。導入する側が当然把握しているべきことなので、きちんと説明できるのが普通です。逆に、この質問に丁寧に答えてくれる相手なら、その後も安心して任せられると思います。

私自身、お客様にAIの導入をご提案するときは、必ずこの点をご説明するようにしています。便利さだけを話して、データの行き先に触れないのは、片手落ちだと考えているからです。

サービスに組み込まれたAI機能は、有効にした瞬間から、自動的に情報を見られるようになります。だからこそ、有効にする前に「どこまで見るのか」「どこへ送られるのか」を確認する。この習慣が、そのまま備えになります。

自社のシステムでAI機能を使ってよいか、判断に迷ったら、お気軽にご相談ください。